KETERAMPILAN DASAR MENULIS KEGIATAN BELAJAR 2 MENULIS SURAT ~ BINTANG KEJORA

KETERAMPILAN DASAR MENULIS KEGIATAN BELAJAR 2 MENULIS SURAT

Published on 19:20 Category: Dunia belajar

Materi kegiatan belajar 2 memuat pengetahuan tentang pengetahuan dan keterampilan membuat surat resmi, antara lain:

Bagian-bagian surat
Kegunaan bagian-bagian surat
Contoh surat dinas/ surat resmi

Sehingga setelah mempelajari kegiatan belajar 2 ini kita diharapkan dapat:

1. menjabarkan bagian bagian surat resmi atau surat dinas;

2. menguraikan fungsi setiap bagian surat;

3. menunjukkan beberapa contoh surat resmi; dan

4. menulis surat resmi atau surat dinas dengan baik.

Bagian-bagian surat

Jumlah bagian-bagian surat berbeda-beda, tergantung jenisnya. Dalam surat pribadi misalnya, hanya terdapat bagian-bagianyang dianggap penting saja sehingga bagian-bagian itu bervariasi antara orang yang satu dengan orng yang lain. Namun dalam surat resmi atau surat dinas bagian-bagian itu biasanya lebih lengkap dan seragam. Surat dinas biasanya terdiri atas bagian:

1. kepala surat

2. nomor surat;

3. tanggal, bulan, dan tahun surat;

4. lampiran;

5. hal atau perihal;

6. alamat surat;

7. salam pembuka;

8. isi surat

9. salam penutup;

10. jabatan penulis surat;

11. tanda tangan;

12. nama terang;

13. nomor induk pegawai/NIP bagi pegawai pemerintah;

14. cap dinas atau cap jabtan;

15. tembusan; dan

16. inisial.

Bagian – bagian itu pada dasarnya dapat dikelompokkan atas bagian kepala surat, pembuka, isi (badan surat), dan bagian penutup. Pada surat dinas pemerintahan, komponen slam pembuka, salam penutup, dan inisial dianggap tidak wajib dan karenannya lazim ditiadakan. Pada surat resmi yang ditulis perseorangan, biasanya kepala surat (kop), nomor surat, cap, dan inisial, tidak ada. Berikut ini contoh posisi bagian-bagian surat dinas:

Bagian-bagian Surat Dinas Pemerintah/Organisasi

Berikut gambar bagian-bagian surat resmi yang ditulis perorangan:

Surat Resmi Perorangan

Kegunaan bagian-bagian surat

1. Kepala Surat

Surat dinas selalu mencantumkan kepala surat. Fungsinya adalah memudahkan penerima surat mengetahui secara cepat nama dan alamat kantor instansi, organisasi, dan perusahaan yang mengirim surat. Unsur-unsur byang terdapat di dalam kepala surat adalah:

a. logo atau lambang instansi organisasi atau perusahaan;

b. nama kantor instansi organisasi perusahaan;

c. alamat kantor;

d. nomor kotak pos (Po Box) dan kode pos; dan

e. nomor telepon dan faksimile (bila ada)

2. Nomor Surat

Setiap instansi atau organisasi mempunyai aturan dan pengkodean surat yang tyidak selalu sama. Nomor surat merupakan identitas surat tersebut. Fungsi nomor surat bagi pengirim surat:

a. Pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar;

b. Pencarian surat itu kembali;

c. Pelacakan jumlah surat keluar.

Sedangkan bagi penerima, nomor surat dapat berfungsi di antaranya sebagai acuan dalam merespon surat atau hal-hal lain yang berkaitan dengan isi surat tersebut.

Penulisan nomor atau kode surat diatur sebagai berikut.

a. Kata Nomor atau No. diikuti tanda titik dua.

b. Garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode tidak didahului dan diikuti oleh spasi.

c. Setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apapun.

Contoh:

Nomor: 996/C5/LL/1997

kode nomor urut surat keluar

kode instansi/unit kerja

kode perihal

kode tahun

3. Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat

Tanggal, bulan, dan tahun pengiriman surat harus dicantumkan yang berfungsi:

a. memberitahu kepada penerima kapan surat itu dikirim;

b. memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respons dari penerima surat;

c. memudahkan pengarsipan; dan

d. menjadi acuan dalam merespons atau menindaklanjuti surat tersebut.

Dalam menulis tanggal, bulan, dan tahun pengiriman surat harus memperhatiakn:

a. Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap, tanpa menyingkatnya, misalnya, 10 Agustus 1996, bukan 10-8-’96. salah satu kegunaannya adalah untuk menghindari kekeliruan penulisan.

b. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului dengan nama kota pengirim karena sudah tercantum pada kepala surat. Jika surat resmi yang ditulis oleh perorangan dengan menggunakan kertas polos atau bergaris tanpa kop surat, alamat pengirim surat ditulis lengkap sebelum tanggal surat.

c. Pada akhir tanggal, bulan, dan tahun surat, tidak diikuti tanda baca apapun.

4. Lampiran

Lampiran kadang disingkat Lamp. adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, misalnya jadwal, makalah, brosur, biodata, atau dokumen lainnya. Fungsi lampiran adalah memungkinkan penerima surat mengetahui sejak awal adanya sesuatau yang disertakan bersama surat tersebut.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis lampiran:

a. Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi surat. Pada notasi lampiran dapat dituliskan jumlahnya saja,misalnya:

Lampiran: Tiga lembar Lampiran: 115 eksemplar

Lampiran: Satu berkas Lampiran: Satu bendel

Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam pengirim ingin merincinya maka perincian dinomori dan diurutkan ke bawah,misalnya:

Lampiran: (1) satu lembar formulir pendaftaran

(2) dua lembar brosur

Dengan demikian penerima akan mudah memeriksa seandainya lampiran yang disertakan kurang atau keliru.

Untuk memperjelas adanya lampiran, penulis dapat menyebutkannya lagi pada isi surat seperti berikut:

Untuk lebih jelasnya, bersama ini kami lampirkan jadwal penataran yang akan Anda ikuti.

b. Ketentuan di atas berlaku apabila surat dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan pada notasi Lampiran atau Lamp. Diberi tanda hubung (-) atau angka nol (0) sesudah notasi tersebut.

c. Kata Lampiran atau Lamp. Diikuti oleh titik dua. Huruf pertama penyebutan lampiran dengan huruf besar yang lain huruf kecil. (lihat contoh di atas). Pada akhir lampiran tidak diberi tanda baca apapun.

5. Hal atau Perihal

Perihal atau hal berisi inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat dinas yang berfungsi mempermudah penerima surat mengetahuai dengan segera yang dibicarakan dalam surat itu.

Rambu-rambu dalam menulis hal:

a. Pokok surat ditulis singkat dan jekas mencerminkan isi sebuah surat.

b. Kata Hal atau Perihal diikuti tanda baca titik dua.

c. Huruf awal kata pertama isi hal ditulis dengan huruf kapital,yang lain huruf kecil jika bukan kata-kata merupakan nama.

d. Isi hal tidak diikuti tanda baca apapun.

Contoh penulisan hal yang salah:

Hal : Undangan kegiatan lokakarya penyusunan silabi penataran D III Pendidikan Bahasa Indonesia tanggal 15-16 Juli 1997.

Hal : Permintaan bantuan tanaga pengajar untuk menulis soal ujian Program Studi Pendidikan Bahasa Indonesia.

Contoh penulisan hal yang benar:

Hal : Undangan lokakarya

Hal : Permintaan bantuan penulis soal

6. Alamat (dalam) Surat

Alamat (dalam) surat berfungsi sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima surat. Alamat dalam ini juga dapat berfungsi sebagai alamat luar jika menggunakan smpul surat yang berjendela.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat (dalam) surat:

a. Tidak diawali dengan Kepada, cukup Yth.atau Yang terhormat. Bisa juga diikuti kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr/Saudara. Bila surat ditujukan kepada organisasi atau perusahaan, maka penulisan Yth atau Yang terhormat tidak diperlukan.

Contoh:

Yth. Bapak K. natarnisastra

Jalan Pramuka No. 12 Jatiseeng,Ciledug

Curebon

Yth. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis

Jalan RS Fatmawati Cipete, Kebayoran Jakarta selatan 12140

PT Panca Sakti

Jalan Raya Parung No. 112

Bogor 16330

b. Bila tidak tahu secara persisi nama yang dituju oleh suratnya menggunakan alamat yang umum, seperti pimpinanya

Contoh alamat yang salah:

Yth. Bagian Nilai UT*

Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tanggerang 15418

*Di UT

tidak ada nama jabatan seperti di atas

Kalau tidak tahu, alamat surat ditulis seperti berikut.

Yth. Rektor UT

Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tanggerang 15418

c. Penggunaan singkatan u.p. ‘untuk perhatian’ (bukan u/p) apabila persoalan yang dikemukakan dianggap dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. Contoh:

Yth. Rektor UT

u.p. Kepala Pusat Pengujian

Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tanggerang 15418

d. Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.

Hal lain yang perlu diketahui tidak semua instansi mencantumkan alamat (dalam) penerima surat secara lengkap karena alamat lengkap sudah tercantum pada sampul surat. Oleh karena itu alamat dalam surat hanya dicantumkan nama atau jabatan penerimanya saja.

Yth. Bapak K. natarnisastra, M.Si.

Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

u.p. Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis

Yth. Rektor Universitas Terbuka

7. Salam Pembuka

Penulisan salam pembuka sama halnya dengan salam penutup, tidak wajib. Dalam penulisannya harus memperhatikan:

a. Awal kata pertama salam pembuka ditulis dengan huruf kapital;

b. Kata berikutnya ditulis dengan huruf kecil;

c. Setelah salam pembuka diikuti tanda koma. (kesepakatan)

Ungkapan yang biasa digunakan untuk salam pembuka di antaranya:

Dengan hormat,

Bapak…yang terhormat,

Salam sejahtera,

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Contoh salam pembuka yang diintegrasikan ke dalam alenia isi surat:

Dengan hormat, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada...

Salam sejahtera, sehubungan dengan akan dilaksanakannya…

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang dipergunakan untuk menyampaikan persoalan dalam surat tersebut. Isi surat terdiri dari tiga bagia, yaitu:

a. Bagian pembuka

Bagian pembuka merupakan pengantar isi surat yang berfungsi mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok persoalan. Pengantar yang lazim digunakan adalah sebagai berikut:

Dengan ini kami beritahukan bahwa …

Dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa …

Perkenankanlah kami melaporkan …

Sebagaimana Saudara ketahui …

Bersama ini kami sampaikan berkas-berkas …

Untuk surat tanggapan, kalimat pengantar yang lazim digunakan:

Merujuk surat Saudara Nomor…tanggal …mengenai…

Sehubungan dengan surat Saudara Nomor…tanggal…

Berkenaan dengan surat Saudara Nomor…tanggal…

Menindaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal…

Kekeliruan bahasa surat yang sering terjadi:

1) Kata kami hanya digunakan atas nama kelompok, organisasi, atau instansi. Atas nama perorangan menggunakan kata ganti saya.

2) Denagan ini dan bersama ini mempunyai maksud yang berbeda. dengan ini memiliki pengertian: melalui perantara surat ini. Bersama ini bermakna: mengiringi surat ini, terlampir surat ini.

b. Bagian isi

Karena pentingnya bagian isi surat, harus diungkapkan dalam bahasa yang baik dan benar, jelas, sopan, lugas, dan mudah dipahami penerima surat. Dalam menulis surat harus dipersiapkan dengan baik. Perencanaan surat menyangkut:

1) menentukan sasran surat “Siapa yang akan dikirimi surat?”

2) menetapkan materi surat surat “Apa yang akan dikemukakan dalam surat itu?”

3) menentukan maksud surat “Apakah tujuan mengirim surat? Apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapan?”

c. Bagian penutup

Bagian ini digunakan untuk menyimpulkan atau mempertegas isi surat; mengungkapkan imbauan, harapan, atau keinginan, serta menyampaikan terima kasih penulis surat.

1) Contoh bagian penutup surat yang baik:

Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Semoga informasi yang kami berikan bermanfaat bagi Saudara.

2) Contoh bagian penutup surat yang kurang baik:

Atas perhatian dan bantuan Bapak dalam menyelesaikan persoalan yang telah kami sampaikan di atas, kami haturkan terima kasih tak terhingga.

9. Salam Penutup

Salam penutup sifatnya tidak wajib. Salam penutup ditempatkan setelah isi (tubuh) surat diikuti tanda baca koma. Gunanya untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat. Kata-kata yang lazim idgunakan adalah:

Wasalam,

Salam takzim,

Salam hormat,

Hormat kami,

10. Jabatan penulis surat, Tanda tangan, Nama terang, Nomor induk pegawai/NIP bagi pegawai pemerintah

Pencantuaman nama kerena dia berwenang melakukannya atau karena mendapatkan delegasi wewenang dari atasannya dan berwenag menandatanganinya.

a. Surat yang berasal dari perorangan, kelompok, organisasi sosial atau niaga biasanya menggunakan salam penutup. Pengaturan urut-urutannya adalah salam penutup, nama kelompok/ organisasi (kalau ada), tanda tangan, nama terang, dan jabatan (kalu ada). Contoh:

b. Surat dinas yang tdak menggunakan salam penutup, urutan unsur-unsurnya menjadi nama jabatan, tanda tangan, cap, nama terang dan NIP. Contoh:

c. Kadang-kadang surat dinas ditandatangani oleh pejabat di bawahnya menggunakan singkatan a.n (bukan a/n) dan u.b (bukan u/b). Singkatan a.n (atas nama) bila penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat di bawah pimpinan utama. Singkatan u.b (untuk beliau) bila penandatangan surat dilakukan oleh pejabat yang kedudukannya dua tingkat di bawah pimpinan utama. Contoh:

a.n Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis,

Ir. Abdul Azis Hoesein M.Eng.Sc.

NIP 130518943

a.n Rektor UT

Pembantu Rektor I

u.b

Dekan FKIP

H. Udin S. Winapytra

NIP 130367151

11. Tembusan

Tembusan juga ditulis tindasan, c.c. ‘carbon copy’, atau BBC (blind carbon copy). Tembusan menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang menerima surat itu.

Aturan penulisan tembusan:

a. Tempatkan kata tembusan di kaki surat sebelah kiri, lurus dengan

Nomor, Lampiran, dan Hal surat, dan sejajr denagan nama penandatangan surat.

b. Diikuti titik dua dan tidak digarisbawahi.

c. Pemakaian kata Yth., Kepada Yth, dikirimkan atau disamapikan kepada atau kata-kata di belakang nama pihak yang ditembusi hendaknya dihindari.

d. Penggunaan kata arsip atau pertinggal pada akhir tembusan tidak diperlukan.

e. Menggunakan nomor urut bila yang ditembusi lebih dari satu.

Contoh penulisan yang baik:

Tembusan:

1. Dirjen Dikdasmen

2. Rektor UT

Contoh penulisan yang kurang baik:

Tembusan Kepada Yth. :

1. Dirjen Dikdasmen

2. Rektor UT

3. Arsip

12. Inisial

Inisial adalah kode pengenal yang berupa nama pengonsep dan atu pengetik surat yang berfungsi untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat jika diperlukan sewaktu-waktu diperlukan orang itu mudah dicari. Contoh: